home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / checkb / pccheck / pc-check.doc < prev    next >
Text File  |  1984-09-13  |  35KB  |  927 lines
  1. .he   PC-Check - Checkbook and Savings Record Keeper 1.00    Page #
  2. .op
  3.  
  4.                    PC-Check Operations Manual
  5.                           Version 1.00
  6.  
  7.                        The Forbin Project
  8.                        and John Friel III  
  9.                             1 Sept 84
  10.  
  11.  
  12.      This manual is a brief description of the Commands and usage 
  13. of PC-Check.   PC-Check is,  for the most part,  self explanatory 
  14. but may need clarification in some areas.  
  15.  
  16.      PC-Check is a public domain program.  We request a  donation  
  17. of  only $5.00  for its use.   Those that donate   will   receive 
  18. published   announcements   for future enhancements to   PC-Check  
  19. and other  programs written by the Forbin Project.   
  20.  
  21.      PC-Check   may  be  shared  with   other  people  under  two 
  22. conditions;   that there is  NO CHARGE  for the copy(s)  and that 
  23. the  source  code  is not modified in  any way,  shape  or  form.  
  24. Please  keep an unmodified  copy  around just for  this  purpose. 
  25. You  may   modify  your own copy of the source code to suit  your 
  26. personal tastes. 
  27.  
  28.      For   more  information  on this program  or  more  detailed 
  29. information  on  interfacing  TURBO Pascal with  the  IBM  PC  or 
  30. Compatibles,  (this  was developed on a Tava PC!) please write to 
  31. the Forbin Project at :
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.                    The Forbin Project
  37.                    John Friel III
  38.                    715 Walnut Street
  39.                    Cedar Falls, Iowa  50613
  40.  
  41.    
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.      Copyright (c)  The Forbin Project and John Friel III
  48.      All rights to PC-Check are reserved by the Forbin Project.   
  49.  
  50. .pa
  51.  
  52.  
  53.                 T A B L E   O F   C O N T E N T S 
  54.  
  55.                                                    Page     
  56.      Description ..................................  3 
  57.      System Requirements ..........................  4
  58.      Starting PC-Check ............................  5
  59.      
  60.      Commands .....................................  6
  61.  
  62.           Add a Transaction .......................  7 
  63.                Checking Deposit ...................  7
  64.                Checking Withdrawl .................  7
  65.                Checking Interest ..................  7
  66.                Savings Deposit ....................  8
  67.                Savings Withdrawl ..................  8
  68.                Savings Interest ...................  8
  69.                Exit ...............................  8
  70.           
  71.           Clear Transactions ......................  9
  72.           
  73.           Change Transaction File .................  9
  74.  
  75.           Show Balance Sheet ......................  9
  76.           
  77.           Print Summary ........................... 10
  78.           
  79.           Browse Transaction File ................. 10
  80.  
  81.           Exit PC-Check ........................... 11
  82.  
  83.  
  84.  
  85.      Appendix A
  86.  
  87.           TURBO Pascal Usage ...................... 12
  88.  
  89.      Appendix B
  90.  
  91.           Transaction File Description ............ 13
  92.  
  93.      Appendix C
  94.  
  95.           A sample session with PC-Check .......... 14-23
  96. .pa
  97.  
  98. 1.0                      D E S C R I P T I O N
  99.  
  100.  
  101.      PC-Check  is a checkbook and savings account record  keeping 
  102. system.   The most notable feature in this program is its ability 
  103. to  keep  track  of  both Cleared and Uncleared  entries  in  the 
  104. Transaction file.   This translates to  absolutely no extra  work 
  105. involved  when it comes time to balance the checkbook or  savings 
  106. account.   All  totals are clearly marked through out the program 
  107. for easy verification. 
  108.  
  109.      Like all methods of record keeping,  they remain accurate as 
  110. long as all entries are included.  This can't be stressed enough.  
  111. If poor records are kept, the program just won't work.  
  112.  
  113. .pa
  114.  
  115. 1.1           S Y S T E M   R E Q U I R E M E N T S
  116.  
  117.      PC-Check  REQUIRES  an  IBM  PC or  clone  with  64k  and  a 
  118. Color/Graphics  card.   As  soon as I have a monochrome card  and 
  119. monitor  on my system,  I will update the program for  it.  Alas, 
  120. money does not grow on trees.
  121.  
  122.      The use of a hard disk will greatly speed up the file access 
  123. which  is already quick.   This program was previously  coded  in 
  124. dBase  II  and was too slow for any amount of transactions to  be 
  125. scanned.   PC-Check is about 100 times faster that dBase II.  
  126.  
  127.      One  option in PC-Check requires the use of a  printer.   If 
  128. you  have  a printer connected to you machine,  you  can  have  a 
  129. listing  of  the transaction file to put away with  your  monthly 
  130. statements.  If you don't have a printer connected, please do not 
  131. use option 5 from the Main Menu.
  132. .pa
  133.  
  134. 2.0             S T A R T I N G   P C - C H E C K
  135.  
  136.      PC-Check  is started by entering  PC-Check  <cr>.   PC-Check 
  137. will then display its logo at the top of the screen.  Immediately 
  138. after the logo,  a window will open prompting you for the name of 
  139. your transaction file name.  This file name can be preceded by an 
  140. optional  drive specifier if the file is on another  drive.   You 
  141. are  limited  to  eight characters for the file name  and  cannot 
  142. include a file suffix.
  143.  
  144.      Here are some valid file names:
  145.  
  146.                          C:John         
  147.                          Tranfile
  148.                          B:checks   
  149.                          (ect. ect...)
  150.  
  151.      Invalid file names would be as follows:
  152.                          
  153.                          B:checks.trn
  154.                          checkfile.dat
  155.  
  156.      You get the idea.   PC-Check follows all entered file  names 
  157. with  the suffix of `.CHK' so you can tell them from other files.  
  158. If you decide that you really didn't want to run  PC-Check,  just 
  159. press  the  <cr> key and you will be asked if you want  to  quit. 
  160. Reply  Y or N as you choose.   Note too that a lot of commands in 
  161. PC-Check  do not require the use of the <cr> key.   Just  another 
  162. little convenience for you.  
  163.  
  164.      If you are just starting and do not have a file already, PC-
  165. Check will ask you if you want to create the file.  Again, answer 
  166. with Y or N.   If you selected Y, it will go ahead and create the 
  167. file on the specified drive (or default if no drive specifier was 
  168. included).  See Appendix A for a description of the file and it's 
  169. record format.   If you selected N,  the cycle of asking for  the 
  170. file name will repeat.
  171.  
  172.      Now you are given the Main Menu.   Notice how the upper left 
  173. corner of the window has [ Main Menu ] flashing?  This is to tell 
  174. you  that the Main Menu is active.   Sometimes,  it gets a little 
  175. confusing as to which Menu you are in.  The window corner that is 
  176. flashing is always the active window.   One exception to the rule 
  177. is discussed in the Browse command.  
  178. .pa
  179.  
  180. 2.1                      C O M M A N D S
  181.  
  182.      There are Seven commands in the Main Menu as follows.
  183.  
  184.                1)   Add Transactions
  185.                2)   Clear Transactions
  186.                3)   Change Transaction File
  187.                4)   Show Summary Sheet
  188.                5)   Print Transaction File
  189.                6)   Browse Transaction File
  190.                7)   Exit PC-Check
  191.  
  192.  
  193.      All are selected by pressing the corresponding number on the 
  194. keyboard.  My preferred method of operation includes pressing the 
  195. Num Lock key for easy entry of the various amount prompts.  
  196. .pa
  197.  
  198. 2.2       Add Transactions
  199.  
  200.      This will open a window in the middle of the screen and give 
  201. you (what else), another Menu.  Add covers Six different types of 
  202. transactions: 
  203.                CD  --  Checking Deposit
  204.                CW  --  Checking Withdrawl
  205.                CI  --  Checking Interest
  206.                SD  --  Savings Deposit
  207.                SW  --  Savings Withdrawl
  208.                SI  --  Savings Interest
  209.  
  210.      All transaction entered from Add Transactions are set to  an 
  211. uncleared state.  
  212.      
  213.  
  214. 2.21      Checking Deposit
  215.  
  216.      Selecting  this will open a window over the Add  Transaction 
  217. Menu and show you Three prompts.  Answer the Date prompt with the 
  218. correct date of the deposit to the account.  Only valid dates can 
  219. be entered.   The amount is entered in the standard dollar format 
  220. and  c